征求建议书(RFP)政策

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政策的标题征求建议书(RFP)政策
政策范畴金融政策
原保单批准日期2018年7月31日
政策取代没有一个
负责办公室财务及行政
检讨频率三年
下次覆检日期2021年7月31日
修订日期 
一页rfp流程文件

I. 范围

本征求建议书(RFP)政策(“政策”)适用于所有学院, 工作人员, 学生, 以及购买支持MG摆脱网站教育和研究使命的商品和服务的其他个人. 

II. 政策声明

大学获得了广泛的商品和服务，以实现其使命. 良好的管理要求它以一种能以最合理的成本向大学提供最优质的产品或服务的方式做到这一点. 进一步, 我们必须以对所有供应商公平的方式解决我们的需求, 这是道德的, 以及提升大学的商业声誉. 

大学的采购部提供指导和制定政策，以培养健全的内部控制和合规的环境，围绕影响大学财务报表的流程. TCGS财务办公室也为全球研究学院(TCGS)做同样的工作。. 其政策的主要重点是保护大学资产, 提高效益和效率, 协助大学社区遵守法律, 有关合同和采购的规定和所有大学政策. 

MG摆脱网站的竞争性招标/采购旨在创造一个公平的环境, 非常高效。, 使用成本效益高的方法(i)获得服务, 材料, 和物资, (二)授予合同, (iii)聘请合格的承包商和建筑行业专业人士. 本政策的目的是为征求建议书过程提供指导, 这是什么, 当它可能适用的时候, 以及如何构建和使用RFP投标文件. 

3. 政策

该大学通过其采购竞争招标政策，有组织和明确的方法来获得竞争性投标. 大学的政策还应包括以下有组织和明确的方法来获得RFP. 

A. 什么是RFP?

RFP是一个正式的过程，它概述了大学正在寻求的所需商品或服务，使用定义好的结构来进行采购决策. RFP是获取信息的工具, 建议, 以及供应商的定价，通常用于用户对产品没有确切的规格或最终计划, 服务, 或项目. RFP提供了一个有组织的过程来评估和比较公司及其响应，以满足大学的需求. 一般, RFP流程用于更大和更复杂的项目，其中需要更大的灵活性来选择供应商. 在他们的回应中, 供应商可以提供建议, 的想法, 或其他建议供大学考虑. RFP用于通过涉及多个可能来源的过程为大学获得最佳的整体价值，并用于需要更大灵活性来选择来源的地方. 通常, 但也不总是这样, 与RFP相关项目相关的委员会是否从广泛的功能专家那里获得额外的利益，以确保所选择的解决方案满足大学的要求. 

B. 你应该考虑什么时候准备RFP?

RFP应考虑: 

  • 当你有一个高成本(超过25,000美元)或复杂的项目时;
  • 当你需要更多关于产品或服务的信息时, 它是如何工作的, 以及它将如何满足大学的具体需求;
  • 当你想要一些防止供应商过度承诺或交付不足的保护;
  • 当您想要证明我们对现有技术或供应商进行更改的严肃意图时;
  • When a preferred vendor contract has reached an extended time period of 5 years or more; or
  • 让你不仅能和现有的卖家讨价还价，还能和其他竞标者讨价还价.

C. 获得RFP的程序

  1. MG摆脱网站有一个分散的采购流程，因此RFP通常应该在采购部门的指导和协助下在部门层面启动, 根据需要, 或从全球研究学院(TCGS)财务办公室获取TCGS RFP, 根据需要.
  2. MG摆脱网站致力于全面和多样化的供应商计划. 大学鼓励积极努力，利用各种类型的国内和国际企业, 大型和小型企业, 包括退伍军人, 妇女拥有的商业企业, 万家企业, 弱势企业.
  3. 在开始RFP流程之前，研究项目的具体需求和目标. 明确的工作范围将为供应商提供最准确的响应，而不会过度限制竞争. 清楚地区分什么是项目的必要需求，什么是项目的“最好拥有”项目. 仔细选择措辞，使用“将”和“必须”而不是“可能”或“可选”.
  4. 预先确定评估RFP的标准. 最低价格不一定是唯一的标准. 可能还有其他标准，比如交货, 保修, 或其他增值服务，使提案成为大学的最佳整体选择. 在RFP中应该清楚地传达价格不是唯一的决定因素.
  5. 项目负责人应考虑成立一个由知识渊博的人员组成的评估委员会，以回应供应商的询问, 提供RFP附录, 如果需要, 协调会议和现场参观, 监督记录文件和评估供应商的反应. 该委员会通常由3至7人组成，将评估并推荐RFP的授予.
  6. RFP投标文件草稿应提供给采购部或TCGS财务办公室以获取TCGS RFP, 并在分发给供应商之前提交给总法律顾问办公室，以便对RFP的业务和法律内容进行额外审查.
  7. RFP应通过邮政服务发送给供应商, 传真, 或电子邮件(首选)，并要求确认收到. 如果没有电子邮件，可以根据要求将一份硬拷贝邮寄给供应商.
  8. 原始RFP的任何必要补充应发送给参与招标的所有供应商.
  9. 如果受访者的口头陈述是RFP要求的一部分, 所有委员会成员都应出席每次报告.
  10. 供应商有责任确保他们的回复在RFP中要求的时间和日期到达大学指定的项目负责人. 逾期回复将不获考虑或在指定日期及时间后收到. 

D. RFP投标文件大纲结构

以下信息应包括在所有RFP中: 

  1. 主题-描述项目的总体概况. 概述所需的服务，并提供有关我们期望提供服务的方式的信息. 消除对结果的期望.
  2. 联系-确定大学的项目负责人，以及与大学有关该项目的所有联系和通信应该被指导.
  3. 意图——描述我们对项目的意图.
  4. 背景和程序——描述项目的历史，以便供应商了解我们从哪里来，以及我们是如何达到当前位置的.
  5. 预算和进度——如果已知，包括项目预算和预期的时间表. 应给予供应商足够的时间来构建和提交一份值得考虑的完整和全面的答复. 这取决于项目的复杂程度, 他们的反应时间一般为2至6周.
  6. 服务范围——确定我们期望的服务范围. 要清楚什么是“必需的”，什么是“需要的” . 确保供应商有能力提供所需的服务. 调查问卷有助于确定供应商是否合格, 了解项目，并能够执行所有要求，使大学满意.
  7. 经济机会-说明大学在多样性和包容性方面的立场.
  8. 提案要求-说明我们希望如何看到回应的要求. 坚持让竞标者清楚地知道提案中包含哪些功能，而不是需要额外成本才能获得哪些功能. 在评估提案时，应充分披露所有内部系统需求和任何增加的成本. 包括有关如果系统不像建议书中所描述的那样运行，我们可以使用哪些追索权的要求. 定义培训和持续支持需求, 如果有，也包括任何保证要求.
  9. 选择标准-说明将使用哪些标准和权重来评估rfp. 包括你自己的定价格式，并要求投标人完成它. 这将有助于在进行比较时保持一致性. 定义验收要求. 通过遵循结构化的评估和选择程序, 大学表现出公正和竞争的过程.
  10. 未来合同-如有需要，包括保留我们要求新提案的权利的措辞.
  11. 提案前会议和演练-包括措辞, 如果需要, 关于项目演练的时间和会议地点, 如果有必要的话.
  12. 提交地点及日期-指明提交建议书的时间、地点及方式. 此后不再接受任何投标.
  13. 附加信息-包括“提交提案的意向”日期，也包括可以向我们的工作人员提问的日期.
  14. 时间表-包括我们的RFP流程审查的内部时间表, 评估, 并决定让竞标者理解时间表.
  15. 供参考的文件-确定RFP中包含的任何附件，以便投标人知道他们拥有完整的包. 在套餐中包含大学条款和条件.
  16. 提案的结束——添加符号以表示RFP的结束.

采购部门可以提供RFP文件样本供您参考，以协助您制定新的RFP. 

IV. 生效日期

本政策自总统签署之日起生效

V. 批准日期

2018年7月31日

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